UPLOADIN TIETOSUOJASELOSTE
Laatijan tiedot
Laadittu 5.11.2021
Päivitetty 7.5.2024
REKISTERITIEDOT
1 Rekisterin nimi
Uploadin henkilörekisteri
2 Rekisterin pitäjä (nimi, osoite, puhelin)
Professio Finland Oy, Keilaranta 1 A, 02150 Espoo, Puh. +358 (0)20 780 6220.
Management Institute of Finland MIF Oy, Mannerheimintie 15, 00260 Helsinki, Puh +358 (0) 10 4321 000.
Tieturi Oy, Mannerheimintie 15, 00260 Helsinki, Puh +358 (0) 10 4321 000.
Jatkossa yhdessä “Rekisterinpitäjät” tai “Professio konserni”.
3 Rekisteriasioiden yhteyshenkilö (nimi, sposti)
Jenni Laine, rekisteri@upload.fi
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti asiakassuhteen hoitamiseen ja Uploadin järjestämien tilaisuuksien markkinointiin ja tiedottamiseen.
Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten
• tuotteiden ja palveluiden tilaaminen ja asiakkaan antama toimeksianto
• asiakassuhteen hoito
• tuotteiden ja palveluiden toimittaminen
• palvelu- ja maksutapahtumien varmistaminen ja hallinnointi
• asiakastyytyväisyys-, ja markkinatutkimukset
• palveluita koskevaan personoituun asiakaspalveluun ja kohdennettuun asiakasviestintään ja palveluiden käytön seurantaan
• markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille
• tilastointi ja tietojen analysointi
• lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Uploadin ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde tai oikeutettu etu. Sopimussuhteen osalta henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin.
Rekisterin käyttötarkoitus:
Rekisteriä käytetään yksin ja yhdessä muiden Uploadin rekistereiden kanssa rekisteröidyn välisen käyttäjäsuhteen hoitoon ja ylläpitoon; Uploadin liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen; tilastolliseen ja markkinatutkimukseen; sekä Uploadin ja sen asiakkaiden mainontaan, markkinointiin ja suoramarkkinointiin. Uploadilla on oikeus käyttää ja luovuttaa Henkilörekisterissä olevia tietoja perusteltuja käyttötarkoituksia varten (kuten suoramarkkinointia, etämyyntiä ja markkinatutkimuksia varten) tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Uploadin verkkosivuilla käytetään evästeitä. Niiden avulla pystymme mm. tunnistamaan laitteesi palatessasi sivulle, muistamaan mieltymyksesi ja valintasi, parantamaan käyttökokemustasi sekä mukauttamaan mainoksiamme sivuillamme sekä mahdollisissa muissa palveluissa.
Välttämättömät evästeet:
Jotkin evästeet ovat sivustomme teknisen toiminnan ja käytön vuoksi välttämättömiä. Nämä evästeet eivät kerää rekisteröidystä tietoa, jota voitaisiin hyödyntää markkinoinnissa tai muistamaan käyttäjän valitsemia sivustoja.
Suorituskykyä mittaavat evästeet:
Suorituskykyä mittaavat evästeemme keräävät tietoa siitä, miten rekisteröidyt käyttävät verkkosivujamme (esim. eniten käytetyt sivut, mahdolliset virheviestit). Nämä evästeet eivät kerää rekisteröidyistä tunnistettavia tietoja, vaan ne ovat anonyymejä ja niitä käytetään ainoastaan parantamaan nettisivujen toimivuutta.
Verkkosivustoilla käytetään Google Analytics, Facebook, LinkedIn, Hotjar, Adform ja Twitter -evästeitä.
Toiminnalliset evästeet:
Toiminnallisten evästeiden avulla verkkosivumme muistavat rekisteröidyn tekemät valinnat (kuten käyttäjänimi, kieli tai alue) sekä tarjoavat parempia ja yksilöllisempiä ominaisuuksia.
Kolmannen osapuolen evästeet:
Sivuillamme on myös painikkeita, jotka helpottavat sisällön jakamista eri verkkoviestintäympäristöihin ja sosiaaliseen mediaan. Näitä painikkeita käyttämällä rekisteröity voi asettaa valitsemansa palvelun evästeen päätelaitteelleen. Nämä evästeet eivät ole Uploadin hallinnassa. Lisätietoja kolmannen osapuolen evästeiden käytöstä saat kyseisen osapuolen verkkosivulta.
Verkkosivumme saattaa hyväksyä näiden kolmansien osapuolten palveluiden evästeet. Näitä voivat olla esimerkiksi Facebook- tai Google-palveluiden kautta näytettävät mainokset. Uploadin mainoksia voidaan kohdentaa kolmansien osapuolten, kuten Facebookin, LinkedInin ja Googlen, palveluissa sillä perusteella, että käyttäjä on vieraillut palvelussamme.
Verkkosivuillamme voi olla chat-toiminnallisuuksia joiden toteuttamisesta vastaa kolmas osapuoli. Nämä evästeet eivät ole Uploadin hallinnassa. Lisätietoja kolmannen osapuolen evästeiden käytöstä saat chat-palvelun verkkosivulta.
Rekisterin tietosisältö, tietolähteet ja tietojen luovutus
5a Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin talletetaan seuraavia tietoja käyttöyhteydestä riippuen: Upload kerää ja käsittelee rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta. Tämä koskee rekisteröityjen itsensä antamia tietoja ja muista lähteistä kerättyjä tietoja.
Tietolähteet
Henkilötietoja saadaan ja kerätään säännönmukaisesti:
• Asiakkaalta itseltään puhelimitse, ilmoittautumislomakkeen kautta, internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla.
• Palveluiden käytön yhteydessä evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.
• Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää rekisterinpitäjän rekistereistä, väestötietojärjestelmästä, luottotietorekistereistä, sekä muista vastaavista tietopalveluja tarjoavista julkisista tai yksityisistä rekistereistä ja tietolähteistä, sekä rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta.
• Tämän lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä muun muassa rekisterinpitäjän toimintoihin liittyvistä sosiaalisista medioista, joissa rekisteröityneestä henkilöstä on tietoa saatavilla.
• Asiakassuhteen kestäessä asiakkaalta saatavat tiedot Uploadin palveluja käytettäessä
• Suomen Asiakastieto Oy:n tietokannasta
• Profinderilta tietosuoja-asetuksen mukaisena luovutuksena
• MicroMedian tietokannasta
• Professio Finland Oy:n tietokannasta
• Cor Group Oy:n tietokannasta
• MicroMedian tietokannasta
Käyttäjän antamat tai henkilökohtaisesti tunnistettavat tiedot:
• Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asema työpaikalla, tehtäväalue organisaatiossa, yritys, organisaatio, organisaation toimiala, erityisosaamisalue www-sivujen osoitteet, laskutustiedot
• Demografiatiedot kuten ammatti- ja koulutustiedot, ammatti- ja tehtävänimike
• Kyselyihin ja tutkimuksiin annetut tiedot
• Muut käyttäjän suostumuksella kerätyt tiedot
Palveluiden käyttäjästä havainnoima ja keräämä tieto
• Käyttö- ja selaustiedot, mainosten näyttö ja niiden klikkaaminen
• Saapumissivu palveluun, laitetiedot (selain, näytön tarkkuus, käyttöjärjestelmä, mobiililaitteen malli), evästetunniste, IP-osoite, UserID (satunnainen numerosarja), istunnon aika ja kesto, verkkoliikenneoperaattori
• Käyttöä seurataan Google Analytics, Hotjar -ohjelmilla (henkilötietojen käsittelijä)
o Näiden ja vastaavien mahdollisten tulevien ohjelmistojen avulla analysoimme palvelun käyttöä. Molemmat palvelut noudattavat EU:n ehtoja henkilötietojen käsittelyn suhteen.
• Käyttäytymisdataa kerätään anonyymisti myös palvelun julkaisujärjestelmään
o Suosittelut, jaot, kirjainmerkit, vieraillut sivut
• Uutiskirjeen automatisointipalvelut keräävät käyttäjistä käyttäytymisdataa, jonka avulla muodostetaan mm. automatisoituja uutiskirjeitä
6 Säännönmukaiset tietolähteet
• Rekisteröidyn oma ilmoitus (puhelimitse, ilmoittautumislomakkeella internetin kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla)
• VRK/Väestötietojärjestelmä ja puhelinyhtiöiden puhelinluettelorekisterit sekä muut vastaavat julkiset ja yksityiset rekisterit.
• Asiakassuhteen kestäessä rekisteröidyltä saatavat tiedot Uploadin palveluja käytettäessä.
• Palveluiden käytön yhteydessä evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla- Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden rekistereistä, väestötietojärjestelmästä, luottotietorekistereistä, sekä muista vastaavista tietopalveluja tarjoavista julkisista tai yksityisistä rekistereistä ja tietolähteistä, sekä rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta.
• Tämän lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä muun muassa rekisterinpitäjän toimintoihin liittyvistä sosiaalisista medioista, joissa rekisteröityneestä henkilöstä on tietoa saatavilla.
• Suomen Asiakastieto Oy:n tietokanta.
• Tietosuoja-asetuksen mukaisina luovutuksina Profinderin tietokanta.
• MicroMedian tietokannasta
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Palvelun tarjoajalla on oikeus käyttää ja luovuttaa Henkilörekisterissä olevia tietoja perusteltuja käyttötarkoituksia varten (kuten suoramarkkinointia, etämyyntiä ja markkinatutkimuksia varten) tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia varten ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.
8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteröityjen Uploadille ilmoittamia tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Uploadin käytössä olevien palveluiden ja sosiaalisen median alustojen, kuten Twitterin, Facebookin ja Google Analyticsin, WebinarJam evästeiden tallentamat tiedot saattavat tallentua näiden toimijoiden palvelimille, jotka saattavat sijaita EU:n ulkopuolella.
Rekisterin suojaaminen ja tietojen säilyttäminen
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Käyttäjärekisterin tiedot tallennetaan tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukitussa ja vartioidussa tilassa, johon on rajattu kulkuoikeus. Tietokantoihin tallennettuihin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään ainoastaan ennalta nimetyt henkilöt.
Henkilötietojen säilyttäminen
Upload säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi.
Upload voi lainsäädännön edellytysten mukaisesti käyttää rekisteröidyn henkilötietoja markkinointiin asiakassuhteen päätyttyä. Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellinen aika asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.
Potentiaalisia asiakkaista koskevia tietoja ei poisteta Uploadin rekisteristä, vaan kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot passivoidaan viimeistään 1 kuukauden kuluessa rekisteröidyn pyynnöstä. Tällä tavalla Upload takaa sen, että asiakaan tietoja ei kerätä esimerkiksi julkisista tietolähteistä uudestaan, esimerkiksi tilanteessa, jossa asiakas on pyytänyt omien tietojensa poistoa. Passivoituja asiakastietoja ei käytetä esimerkiksi markkinointitarkoituksiin.
Rekisteröidyn oikeudet
10 Oikeus tietojen tarkastamiseen ja korjaamiseen
Rekisteröidyllä on:
• Oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa. EU 2016/679:n 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin.
• Oikeus vaatia tiedon korjaamista. EU 2016/679:n 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta.
• Oikeus tarkastaa omia tietojaan koskevat järjestelmän lokitiedot. Lokitiedoista selviää, kuka rekisteröidyn tietoja on käsitellyt, mitä muutoksia tietoihin on tehty ja milloin.
Kaikki pyynnöt osoitetaan kirjallisena Uploadin henkilökunnalle tai rekisteriasioista vastaavalle. Lomakkeen saa Uploadin toimipisteestä tai sähköpostitse Uploadin asiakaspalvelusta. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.
11 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on:
• Oikeus poistaa tiedot järjestelmästä. EU 2016/679:n 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. EU 2016/679:n 20. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, edellyttäen että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja että se tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. EU 2016/679:n 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta.
• Oikeus olla hyväksymättä evästeiden käyttöä oman selaimensa asetuksista. Jotkin Uploadin verkkosivujen toiminnoista eivät välttämättä toimi ilman evästeitä.
Näitä rekisteröidy oikeuksia ei sovelleta lakisääteisissä järjestelmissä. Upload ei siis rekisteristä riippuen välttämättä voi lain mukaan siirtää tai poistaa tietoja järjestelmistä. Pyynnöt arvioidaan tapauskohtaisesti.
Kaikki pyynnöt osoitetaan kirjallisena Uploadin henkilökunnalle tai rekisteriasioiden yhteyshenkilölle. Lomakkeen saa Uploadin toimipisteestä tai sähköpostitse Uploadin asiakaspalvelusta. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.